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Quel que soit son format d’origine ou sa provenance, la solution Docport® permet le classement « intelligent » du document dans le classeur de destination, en le liant à des critères d’identification précis qui faciliteront la recherche future.
L’utilisateur peut en disposer partout où il se trouve et choisir de le rendre accessible aux ayants droits qu’il aura sélectionnés. En le classant dans Docport®, il crée automatiquement une sauvegarde du document au format « natif » pour les éventuelles mises à jour et aux formats « Image » et « .pdf » pour la diffusion. Les différents canaux d’importation dans la solution : • Par la numérisation d’un document papier L’utilisateur dispose d’un document papier qu’il souhaite conserver et/ou partager. À partir d’un scanner et d’une interface de numérisation évoluée, il l’importe, l’associe à une archive et le qualifie comme il le souhaite. Le fichier devient ainsi une pièce originale accessible à toutes les personnes ayant accès à la solution. Docport® peut s’interconnecter avec tous les types de scanners. • Par le transfert d’un document du poste de travail L’utilisateur de la solution possède un document sur son ordinateur ou sur le réseau de son entreprise qu’il archive en l’important dans sa solution Docport®. • Par l’importation depuis l’imprimante virtuelle L’imprimante virtuelle de Docport® autorise l’importation de tout document issu de logiciels de traitements de textes, de dessins ou d’images disposant du mode « impression ». (ex : . html, .pdf, .doc, .xls, .eps, .bmp, .mpg, .dwf,…) |
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La fonction « Recherchez » permet de retrouver très rapidement un document préalablement archivé dans un des classeurs de la solution.
• Recherche par index Ce mode permet d’extraire rapidement un document classé parmi des centaines d’autres. En sélectionnant le type de classeur, l’utilisateur dispose automatiquement de champs multi-critères lui permettant de préciser sa recherche : titre du document, date d’archivage, index renseignés à l’importation, etc... • Recherche plein texte La Reconnaissance Optique de Caractère (ROC ou OCR) intégrée dans la solution traduit au format texte tout document archivé, quelle que soit l’application dont il est issu. Il suffit de saisir un ou quelques mots-clés pour afficher la liste des fichiers contenant cette occurence.  Lorsque que la fenêtre s’ouvre sur les résultats de la recherche, l’utilisateur peut consulter la liste détaillée et/ou choisir de cliquer sur
la vignette image d’un document sélectionné pour le visualiser en grand format. Une propriété propre à Docport® qui permet de lire et diffuser un document sans aucun logiciel. |
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Lorsque l’utilisateur a sélectionné un document contenu dans la solution, plusieurs possibilités d’actions s’offrent à lui :
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• L’impression
• L’envoi par mail
• La modification des index
• La suppression